Preise als Eventdienstleister kalkulieren: so verdienst du nicht zu wenig

Kurz gesagt: Rechne nicht vom Marktpreis rückwärts, sondern von deinen Kosten vorwärts. Zähl alle Stunden, die ein Auftrag wirklich frisst — Anfrage, Vorgespräch, Vorbereitung, Anfahrt, Aufbau, Einsatz, Abbau, Nachbereitung. Addiere Fahrt, Material und den Anteil, den Technik, Versicherung und Software im Jahr kosten. Leg Rücklagen für Steuern und für auftragsfreie Monate obendrauf. Was dabei herauskommt, ist dein Mindestpreis: die Zahl, unter der ein Auftrag dich Geld kostet, statt welches zu bringen.

Alle Zahlen sind Bandbreiten, keine Angebote. Die Spannen stammen aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und aus dem, was Dienstleister in Gesprächen berichten. Was du verlangen kannst, hängt von Region, Erfahrung und Umfang ab.

Warum der Preis für einen Auftrag nichts mit deinem Stundenlohn zu tun hat

Die häufigste Rechnung im ersten Jahr geht so: „Die Feier dauert acht Stunden, 500 Euro sind also über 60 Euro die Stunde — mehr als in meinem Job.“ Diese Rechnung stimmt an keiner Stelle. Sie zählt nur die Stunden, in denen der Kunde dich sieht, und sie behandelt Umsatz wie Lohn.

Tatsächlich hängen an einem Samstagabend meist zwei bis drei zusätzliche Arbeitstage, verteilt über Wochen. Dazu kommt alles, was du bezahlst, bevor du losfährst. Vom Rest gehen Steuern und Rücklagen ab. Wie dieser Punkt in den größeren Zusammenhang gehört, steht in Selbstständig als Eventdienstleister.

Merksatz: Umsatz ist nicht Einkommen. Was auf der Rechnung steht, hast du nicht verdient — es ist nur der Betrag, von dem alles andere noch abgeht.

Schritt 1: Zähl die Stunden, die wirklich anfallen

Schreib für einen typischen Auftrag alles mit, was du dafür tust — von der ersten E-Mail bis zur abgelegten Rechnung. Nicht geschätzt, sondern mitgeschrieben.

Für einen Hochzeitsabend landen die meisten bei 15 bis 25 Stunden — bei acht Stunden Eventdauer. Sichtbare und unsichtbare Arbeit halten sich also ungefähr die Waage.

Schritt 2: Rechne die Kosten dazu, die der Auftrag auslöst

Das sind die Posten, die es ohne diesen einen Auftrag nicht gäbe. Sie gehören in jede Kalkulation, auch wenn sie einzeln klein wirken:

• Fahrt. Kilometer hin und zurück, mit einem Satz, der Sprit, Verschleiß, Versicherung und Wertverlust abdeckt — nicht nur den Tankbeleg.
• Verpflegung und Übernachtung bei weiten Wegen oder späten Terminen.
• Verbrauchsmaterial: Batterien, Speicherkarten, Kabel, Klebeband, Blumen, Kerzen, Druck.
• Zugemietete Technik für den einen Auftrag, etwa eine zweite Anlage oder Funkstrecke.
• Fremdleistungen: ein zweiter Fotograf, eine Assistenz, eine Aufbauhilfe.
• Gebühren für Zahlungsdienste, wenn du sie anbietest.

Schritt 3: Leg die Jahreskosten auf deine Aufträge um

Diese Posten laufen weiter, egal ob du gebucht wirst. Genau deshalb müssen sie in jeden einzelnen Preis. Die Rechnung dahinter ist simpel: Jahressumme geteilt durch die Zahl der Aufträge, die du realistisch schaffst — nicht durch die, die du dir wünschst.

Wer den Eventbereich neben einem Hauptjob betreibt, hat hier eine andere Ausgangslage: Die Fixkosten sind dieselben, verteilen sich aber auf weniger Aufträge — der Anteil je Auftrag wird also größer, nicht kleiner. Was dabei sonst noch zu beachten ist, steht in Nebenberuflich selbstständig im Eventbereich.

Die Beispielrechnung

Marek, DJ in Kassel, spielt 20 Termine im Jahr

Marek legt neben seinem Bürojob auf, vor allem Hochzeiten und runde Geburtstage im Umkreis von 80 Kilometern. Er hat sich für sich einen kalkulatorischen Stundensatz von 25 Euro gesetzt — das ist das, was er pro Arbeitsstunde verdienen will, bevor Steuern abgehen. Seine Jahreskosten für Technik, Versicherung, Software und Website hat er auf 4.200 Euro zusammengerechnet.

Das sind Mareks Zahlen, nicht deine. Ihr Wert liegt nicht im Ergebnis, sondern darin, dass er jetzt weiß, wo seine Grenze verläuft. Als er 650 Euro nahm, hat er pro Hochzeit rund 300 Euro eigener Zeit verschenkt — ohne es zu merken, weil auf dem Konto ja etwas ankam.

Was du mit deinem Mindestpreis machst

Der Mindestpreis ist keine Preisliste. Er ist eine Untergrenze, die drei Dinge für dich entscheidet:

1. Ob du eine Anfrage annimmst. Liegt das Budget darunter, sagst du ab oder änderst den Leistungsumfang — nicht den Preis.
2. Wie weit du fährst. Ab einer bestimmten Entfernung kippt jeder Auftrag ins Minus, wenn du die Fahrt nicht gesondert berechnest.
3. Wo du in den Markt gehst. Was andere aufrufen und wovon die Lage in der Spanne abhängt, steht in Wie viel darf ein DJ, Fotograf oder Trauredner verlangen?. Liegt dein Mindestpreis über dem, was in deiner Region üblich ist, hast du entweder zu hohe Kosten oder zu wenige Aufträge — beides lässt sich ändern, der Preis nach unten nicht.

Aus der Zahl wird danach ein Angebot mit klar benannten Leistungen; wie du daraus zwei oder drei saubere Pakete baust, steht in Angebote und Pakete für Eventdienstleister erstellen. Und weil ein kurzfristig abgesagter Samstag deine teuerste Position ist, gehört die Stornoregelung schriftlich fest — welche Punkte sonst noch hineingehören, steht in Vertrag für Hochzeit und Event.

Häufige Fragen

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Eventdienstleister?

Nimm die Summe, die du im Jahr verdienen willst, addiere deine Jahreskosten und teile das Ergebnis durch die Stunden, die du realistisch abrechnen kannst. Rechne dabei nur mit den Stunden, die tatsächlich in Aufträgen stecken — nicht mit einer vollen 40-Stunden-Woche, denn Akquise, Buchhaltung und Fahrt sind darin nicht bezahlt.

Welche Fahrtkosten kann ich als Eventdienstleister berechnen?

Üblich ist ein Kilometersatz für die Strecke hin und zurück, oft im Bereich von 0,30 bis 0,50 Euro, teils mit einem freien Radius. Der Satz sollte mehr als den Sprit abdecken, weil Verschleiß und Wertverlust an dir hängen bleiben. Wie du das steuerlich ansetzt, klärst du am besten mit einer Steuerberatung.

Wie viel sollte ich für Steuern zurücklegen?

Viele Dienstleister legen zwischen 25 und 35 Prozent des Gewinns beiseite und fahren damit gut. Die tatsächliche Belastung hängt von deinem gesamten Einkommen, deiner Rechtsform und deiner Umsatzsteuerlage ab — das rechnet dir eine Steuerberatung verbindlich aus.

Was mache ich, wenn mein Mindestpreis über dem Marktpreis liegt?

Dann ist nicht der Preis das Problem, sondern die Auslastung oder die Kostenseite. Mehr Aufträge senken den Anteil der Jahreskosten je Auftrag deutlich. Der andere Hebel ist der Leistungsumfang: weniger Stunden, kleineres Paket, engerer Radius.

Soll ich Anfahrt und Aufbau getrennt ausweisen?

Beides funktioniert. Getrennt ausgewiesen wirkt der Grundpreis niedriger und die Anfahrt nachvollziehbar, dafür entstehen Rückfragen. Alles eingerechnet ist einfacher zu verstehen, verlangt aber einen klaren Radius, ab dem ein Aufschlag greift.

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