Angebote und Pakete für Eventdienstleister erstellen: Beispiele und Vorlage

Kurz gesagt: Mach aus deinem Mindestpreis zwei oder drei Pakete statt einer einzigen Zahl. Das mittlere ist das, was du eigentlich verkaufen willst; das kleine macht den Einstieg möglich, das große fängt die Paare ab, die mehr wollen. In jedes Paket gehören benannte Leistungen, eine Zeitangabe und das, was nicht enthalten ist. Alles Weitere läuft als klar bepreiste Zusatzleistung. Und das schriftliche Angebot bekommt eine Gültigkeitsdauer, damit ein Termin nicht monatelang blockiert ist.

Alle Zahlen sind Bandbreiten, keine Angebote. Die Spannen stammen aus öffentlich einsehbaren Anbieterpreisen und aus dem, was Dienstleister in Gesprächen berichten. Was du verlangen kannst, hängt von Region, Erfahrung und Umfang ab.

Warum ein einzelner Preis das schlechteste Angebot ist

„Ich mache das für 900 Euro“ zwingt das Paar zu einer Ja-Nein-Entscheidung. Ist das Budget kleiner, ist das Gespräch vorbei — obwohl eine kürzere Variante gepasst hätte. Ist das Budget größer, verschenkst du den Aufschlag. Zwei oder drei Pakete verschieben die Frage von „ob“ zu „welches“, und das ist die Frage, die du gewinnen willst.

Ein zweiter Effekt kommt dazu: Ein einzelner Preis lässt sich nur mit anderen Preisen vergleichen. Ein Paket mit fünf benannten Leistungen lässt sich mit anderen Angeboten inhaltlich vergleichen — und da bist du meist stärker als über die Zahl.

Die Grundlage bleibt deine eigene Kalkulation. Wie du Arbeitszeit, Fahrt, Material und Rücklagen zu einem Mindestpreis zusammenrechnest, steht in Preise als Eventdienstleister kalkulieren. Kein Paket darf darunter liegen, auch das kleine nicht.

Was ins Grundpaket gehört

Das Grundpaket ist die Leistung, die du bei jedem Auftrag ohnehin erbringst. Es ist nicht die abgespeckte Version, sondern die vollständige — nur ohne Extras. Was fast immer hineingehört:

• Der Einsatz vor Ort mit einer klaren Stundenzahl und einem ungefähren Zeitfenster.
• Die Vorbereitung, die dazugehört: ein Vorgespräch, die Abstimmung des Ablaufs, die Absprache mit der Location.
• Auf- und Abbau sowie die Technik, die du mitbringst.
• Die Anfahrt innerhalb eines genannten Radius.
• Die Nachbereitung: Auslieferung, Datensicherung, Rechnung.
• Ein Satz dazu, was nicht enthalten ist. Dieser Satz erspart dir später die meisten Diskussionen.

Merksatz: Was du nicht benennst, wird stillschweigend erwartet. Der Leistungsumfang ist kein Werbetext, sondern eine Abgrenzung.

Zwei oder drei Pakete, nicht sieben

Drei ist die übliche Zahl, weil sich der mittlere Vorschlag am leichtesten auswählen lässt. Vier oder mehr Pakete führen dazu, dass niemand entscheidet und stattdessen Rückfragen kommen. Der Aufbau sieht typischerweise so aus:

Ein sinnvoller Abstand zwischen den Paketen liegt bei etwa 30 bis 50 Prozent. Liegt er darunter, nehmen fast alle das größte und du hast dich verrechnet. Liegt er darüber, wirkt der Sprung wie eine andere Preisklasse.

Zusatzleistungen: alles, was nicht jeder braucht

Zusatzleistungen halten die Pakete schlank und geben dir Spielraum nach oben. Sie brauchen einen festen Preis, sonst wirken sie wie eine Verhandlungseinladung. Typisch sind längere Einsatzzeiten, ein weiterer Ort am selben Tag, zusätzliche Technik, eine Assistenz, Anfahrt über den Radius hinaus, Übernachtung, ein zweiter Programmpunkt oder ein Zusatzgerät. Manche Gewerke lassen sich als Ganzes als Zusatz anbieten — wie das etwa bei einem Verleihangebot aussieht, steht in Fotobox vermieten.

Preis nennen oder „auf Anfrage“?

Beides ist vertretbar, aber die Wirkung ist unterschiedlich. Ein genannter Ab-Preis senkt die Zahl der Anfragen und hebt ihre Qualität: Wer schreibt, hat das Budget schon akzeptiert. „Auf Anfrage“ bringt mehr Kontakte, davon aber einen größeren Teil, der am Preis scheitert — und kostet dich pro Anfrage 20 bis 30 Minuten.

Ein guter Mittelweg ist ein Ab-Preis für das Grundpaket und „auf Anfrage“ für alles, was wirklich vom Einzelfall abhängt, etwa mehrtägige Events. Wo die üblichen Spannen je Gewerk liegen, an denen sich Anfragende orientieren, steht in Wie viel darf ein DJ, Fotograf oder Trauredner verlangen?.

Sonja, Hochzeitssängerin in Ulm

Sonja hat lange auf Zuruf Preise genannt und dabei jedes Mal neu überlegt. Seit sie drei Pakete hat, schickt sie ein einseitiges Angebot, das immer gleich aufgebaut ist. Ihr mittleres Paket wird am häufigsten gebucht, das kleine fast nur für Trauungen im kleinen Kreis. Was sich am meisten geändert hat, ist die Zeit: Ein Angebot dauert bei ihr jetzt zehn Minuten statt einer Stunde. Wie sie ihr Angebot überhaupt zusammengestellt hat, ist in Hochzeitssängerin werden beschrieben.

Wie ein schriftliches Angebot aufgebaut ist

Ein Angebot ist kein Brief, sondern ein Dokument, das jemand in zwei Minuten versteht und weiterleiten kann. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Kopf: dein Name, Kontaktdaten, Datum, eine Angebotsnummer.
2. Der Anlass: Datum, Uhrzeit, Ort der Veranstaltung, Name der Kundschaft. So merkt ihr beide sofort, wenn etwas nicht stimmt.
3. Das Paket mit benannten Leistungen und Zeiten.
4. Zusatzleistungen mit festen Preisen.
5. Was nicht enthalten ist.
6. Preis, Steuerhinweis, Zahlungsweise und die Anzahlung.
7. Gültigkeitsdauer — üblich sind 7 bis 21 Tage, sonst blockierst du Termine.
8. Nächster Schritt: ein Satz, was passiert, wenn das Paar zusagt.

Aus dem angenommenen Angebot wird die Buchung. Damit auch Storno, Ausfall und Nutzungsrechte geregelt sind, gehört ein Vertrag dazu — welche Punkte hinein müssen, steht in Vertrag für Hochzeit und Event. Dieselben Leistungsbausteine gehören übrigens auch in deine öffentliche Darstellung; was Anfragende dort sehen wollen, steht in Eventdienstleister-Profil erstellen.

Häufige Fragen

Wie viele Pakete sollte ich anbieten?

Zwei oder drei. Bei mehr entscheidet niemand mehr, sondern es kommen Rückfragen. Drei funktionieren gut, weil der mittlere Vorschlag als naheliegende Wahl wirkt.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Üblich sind 7 bis 21 Tage. Ohne Frist hältst du Termine offen, für die du längst anders hättest planen können. Schreib die Frist direkt unter den Preis, nicht ins Kleingedruckte.

Soll ich im Angebot Rabatte geben?

Besser nicht als Nachlass, sondern als Leistung: eine halbe Stunde länger, ein zusätzlicher Titel, ein weiteres Vorgespräch. Ein einmal gegebener Rabatt wandert über Empfehlungen zu den nächsten Anfragen weiter.

Was mache ich, wenn das Budget nicht reicht?

Nimm Leistung heraus, nicht Geld. Kürzerer Einsatz, kleineres Paket, engerer Radius, weniger Zusatzausstattung. So bleibt dein Preisgefüge stabil und das Paar bekommt trotzdem ein Angebot.

Brauche ich für ein Angebot eine besondere Software?

Nein. Eine saubere Vorlage in einem Textprogramm reicht am Anfang völlig. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass jedes Angebot gleich aufgebaut ist und du es in wenigen Minuten anpassen kannst.

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