Für Dienstleister
Krankheit, Stornierung und Ausfall: was Eventdienstleister tun können
Ersatzkette, Absage, Stornostaffel und Wetterrisiko: was du regelst, bevor etwas schiefgeht, und was zählt, wenn du am Eventtag wirklich ausfällst.
Kurz gesagt: Wenn du am Eventtag ausfällst, entscheidet nicht dein Pech über den Schaden, sondern deine Vorbereitung. Drei Dinge brauchst du: eine Ersatzkette aus zwei bis vier Kolleginnen und Kollegen, die dich vertreten können, eine Vertragsklausel, die Ausfall und Absage regelt, und eine ruhige, ehrliche Kommunikation im Ernstfall. Sagt der Kunde ab, hilft eine gestaffelte Stornoregelung. Sagst du ab, zählt vor allem, wie schnell du einen Ersatz anbietest und wie sauber du abrechnest.
Kein Ersatz für Rechtsberatung. Dieser Abschnitt fasst zusammen, worüber du dir Gedanken machen solltest. Was in deinem Fall gilt, hängt von Rechtsform, Angebot und Arbeitsweise ab. Im Zweifel lässt du deine Vertrags- und Stornoklauseln von einer Anwältin, einem Anwalt oder bei IHK beziehungsweise Handwerkskammer prüfen.
Die fünf Ausfälle, die wirklich vorkommen
In der Praxis sind es immer dieselben Fälle. Wer sie einmal durchdacht hat, verliert im Ernstfall keine Stunde mit Grundsatzfragen.
| Was passiert | Deine erste Reaktion | Worauf es danach ankommt |
|---|---|---|
| Du wirst kurz vor dem Termin krank | Ersatzkette anrufen, dann den Kunden informieren | Übergabe der Absprachen, faire Abrechnung |
| Unfall oder Panne auf dem Weg | Kunden sofort anrufen, realistische Verspätung nennen | Ersatz nur, wenn du gar nicht ankommst |
| Technik fällt aus | Ersatzgerät einsetzen, notfalls reduziert weiterarbeiten | Zweitgeräte für alles, was den Abend trägt |
| Wetter bei einer Freiluftveranstaltung | Gemeinsam mit Kunde und Location auf Plan B wechseln | Wer das Wetterrisiko trägt, steht im Vertrag |
| Der Kunde sagt das Event ab | Absage schriftlich bestätigen, Termin freigeben | Stornostaffel und Ersatztermin klären |
Die Ersatzkette: wen du anrufst, bevor du absagst
Eine Ersatzkette ist die einzige Antwort, die dem Kunden wirklich hilft. Sie besteht aus zwei bis vier Personen desselben Gewerks, die deine Arbeitsweise kennen und die du vorab gefragt hast. Nicht am Morgen des Notfalls, sondern in einer ruhigen Woche im Januar.
- Suche zwei bis vier Vertretungen in erreichbarer Entfernung, deren Qualität du kennst und deren Preise in deiner Größenordnung liegen.
- Sprich vorab über Konditionen. Wer übernimmt, bekommt in der Regel das volle Honorar für den Einsatz. Ob du daran etwas verdienst, ist Verhandlungssache — meist ist es klüger, nichts zu nehmen und beim nächsten Mal selbst zu profitieren.
- Leg eine Übergabemappe an: Ablaufplan, Ansprechpartner, Adresse, Zeiten, Besonderheiten, Musikwünsche, Namen. Ein Dokument je Auftrag, das jemand anders in zehn Minuten versteht.
- Halte die Liste aktuell. Einmal im Jahr durchgehen, wer noch verfügbar und wer inzwischen ausgestiegen ist.
Solche Vertretungen entstehen nicht durch Zufall, sondern durch Kontakt über die Saison hinweg. Wie diese Beziehungen aufgebaut werden, steht in Kooperationen im Eventbereich finden.
Merksatz: Ein Ausfall ohne Ersatz ist ein Problem des Kunden. Ein Ausfall mit Ersatz ist eine Geschichte, die er weitererzählt — im guten Sinn.
Wie du absagst, ohne deinen Ruf zu verlieren
Die Absage selbst richtet selten den Schaden an. Den richtet an, wie sie ankommt: zu spät, zu vage, ohne Lösung. Eine belastbare Reihenfolge sieht so aus:
- Früh melden. Sobald du ernsthaft zweifelst, ob du es schaffst, nicht erst wenn es sicher ist. Am Telefon, nicht per Nachricht.
- Kurz begründen, nicht ausführlich rechtfertigen. „Ich habe hohes Fieber und kann morgen nicht auftreten“ genügt. Krankschreibung anbieten, wenn danach gefragt wird.
- Sofort die Lösung nennen. Name, Erfahrung und Telefonnummer der Vertretung im selben Gespräch. Idealerweise hast du schon geklärt, dass sie frei ist.
- Die Übergabe selbst machen. Der Kunde soll nicht alles noch einmal erzählen müssen.
- Geld klar regeln. Sag im selben Gespräch, was du berechnest und was nicht, und halte es danach schriftlich fest.
- Nach dem Event nachfragen, ob es gut gelaufen ist. Das kostet fünf Minuten und entscheidet oft über die Bewertung.
Was du bei einer Absage abrechnen darfst, hängt davon ab, was du bereits geleistet hast und was vereinbart war. Wie eine korrekte Abrechnung dann aussieht, steht in Rechnung schreiben als Eventdienstleister.
Was vorher im Vertrag stehen muss
Fast jeder Streitfall lässt sich auf einen Satz zurückführen, der gefehlt hat. Diese Punkte gehören in jede Vereinbarung, bevor der erste Termin bestätigt wird:
- Ausfall auf deiner Seite: dass du eine gleichwertige Vertretung stellen darfst und was in diesem Fall mit deinem Honorar passiert.
- Absage durch den Kunden: eine gestaffelte Regelung nach Vorlaufzeit statt einer einzigen Pauschale.
- Ersatztermin: ob und zu welchen Bedingungen verschoben werden kann, gerade bei Freiluftveranstaltungen.
- Anzahlung: Höhe, Fälligkeit und was mit ihr bei Absage geschieht.
- Wetter und Rahmenbedingungen: wer für Überdachung, Strom und einen trockenen Aufbauplatz sorgt und ab wann du die Arbeit einstellen darfst.
- Höhere Gewalt: was gilt, wenn eine Behörde die Veranstaltung untersagt oder eine Anreise unmöglich wird.
Die vollständige Liste mit Formulierungshilfen steht in Vertrag für Hochzeit und Event. Welche Schäden daneben eine Police übernimmt und welche nicht, ordnet Welche Versicherungen brauchen Eventdienstleister wirklich? ein.
Die Stornostaffel aus Sicht des Dienstleisters
Alle Zahlen sind Bandbreiten, keine Angebote. Die Spannen stammen aus öffentlich einsehbaren Anbieterbedingungen und aus dem, was Dienstleister in Gesprächen berichten. Was in deinem Vertrag zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab und gehört fachlich geprüft.
Der Gedanke hinter einer Staffel ist einfach: Je näher der Termin, desto geringer die Chance, ihn noch einmal zu verkaufen. Deshalb steigt der Anteil, den du berechnest, mit der Nähe zum Datum.
| Absage erfolgt | Häufig berechneter Anteil | Begründung gegenüber dem Kunden |
|---|---|---|
| Mehr als zwölf Monate vorher | 0 bis 10 Prozent | Der Termin ist gut neu zu vergeben |
| Sechs bis zwölf Monate vorher | 10 bis 25 Prozent | Vorbereitung ist angelaufen, Neuvergabe realistisch |
| Drei bis sechs Monate vorher | 25 bis 50 Prozent | Hauptbuchungsphase für dieses Datum ist vorbei |
| Ein bis drei Monate vorher | 50 bis 70 Prozent | Neuvergabe eher unwahrscheinlich |
| Zwei bis vier Wochen vorher | 70 bis 85 Prozent | Der Tag ist praktisch verloren |
| Weniger als vierzehn Tage vorher | 80 bis 100 Prozent | Vorbereitung erbracht, kein Ersatzauftrag möglich |
Zwei Dinge machen eine Staffel fair und damit haltbar: Erstens rechnest du ersparte Kosten heraus, also Anfahrt, Fremdleistungen oder gemietete Technik. Zweitens bietest du einen Ersatztermin an, bevor du abrechnest. Viele Absagen sind in Wahrheit Verschiebungen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Katrin ist freie Traurednerin im Allgäu und hält rund dreißig Zeremonien im Jahr. An einem Samstag im Juli wacht sie mit Fieber und tonloser Stimme auf, die Trauung ist um vierzehn Uhr. Um halb acht ruft sie die erste von drei Kolleginnen an, die zweite kann. Um acht telefoniert sie mit dem Brautpaar, nennt den Namen der Vertretung und schickt zehn Minuten später ihr komplettes Redemanuskript samt Namen, Anekdoten und Ablauf. Sie berechnet die Hälfte ihres Honorars für die geleistete Vorbereitung, die Kollegin rechnet ihren Einsatz direkt mit dem Paar ab. Das Paar empfiehlt Katrin im Herbst weiter — ausdrücklich wegen dieses Morgens.
Häufige Fragen
Was mache ich, wenn ich als Eventdienstleister am Eventtag krank werde?
Zuerst suchst du die Vertretung, dann rufst du den Kunden an — in dieser Reihenfolge, damit du gleich eine Lösung mitbringst. Übergib danach alle Absprachen schriftlich an die Vertretung und kläre im selben Gespräch, was du berechnest.
Darf ich bei Krankheit eine Vertretung schicken?
Nur wenn dein Vertrag das vorsieht oder der Kunde zustimmt. Deshalb gehört eine Vertretungsklausel in jede Vereinbarung. Bei Leistungen, die stark an deine Person gebunden sind, etwa einer freien Trauung, ist die Zustimmung besonders wichtig.
Wie hoch darf eine Stornogebühr für Eventdienstleister sein?
Üblich sind gestaffelte Anteile, die mit der Nähe zum Termin steigen. Pauschalen gegenüber Privatkunden unterliegen Grenzen und müssen sich am tatsächlich zu erwartenden Schaden orientieren. Lass deine Staffel einmal fachlich prüfen, dann kannst du sie jahrelang verwenden.
Wer trägt das Wetterrisiko bei einer Veranstaltung im Freien?
In der Regel der Veranstalter, also dein Kunde — sofern euer Vertrag nichts anderes regelt. Halte trotzdem schriftlich fest, ab wann du Technik nicht mehr aufbaust und wer für einen trockenen Platz sorgt. Das verhindert Diskussionen bei aufziehenden Wolken.
Muss ich eine Anzahlung zurückzahlen, wenn der Kunde absagt?
Das hängt davon ab, was ihr vereinbart habt und wie kurzfristig die Absage kommt. Üblich ist, die Anzahlung mit dem gestaffelten Stornoanteil zu verrechnen und einen Überschuss zu erstatten. Sage im Zweifel früh, wie du rechnest, statt es später zu begründen.
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